De nouvelles obligations pour les entreprises québécoises
Depuis le 31 mars 2023, de nouvelles obligations s’imposent aux entreprises québécoises aux termes de la Loi sur la publicité légale des entreprises, suivant l’adoption de la Loi visant principalement à améliorer la transparence des entreprises, le 3 juin 2021.
Elles ont pour objet d’améliorer la qualité de l’information corporative rendue disponible au public par le biais du registre des entreprises du Québec, notamment par l’introduction de la notion de « bénéficiaire ultime » et la recherche à partir du nom et prénom d’une personne physique.
Ces modifications s’inscrivent dans la volonté du gouvernement du Québec de lutter contre la fraude et l’évasion fiscale, notamment en diminuant le recours à des sociétés prête-noms.
Qu’est-ce que la Loi sur la publicité légale des entreprises?
Entrée en vigueur le 14 février 2011, la Loi sur la publicité légale a pour objectif de rendre disponible au public de l’information concernant l’ensemble des entreprises exerçant des activités sur le territoire du Québec. Cet objectif est rempli par l’immatriculation obligatoire d’entreprises assujetties.
Qu’est-ce qu’un « assujetti »?
On entend par « assujetti » une personne ou un groupement de personnes qui est immatriculé volontairement au registre des entreprises ou toute personne, fiducie ou société de personnes qui est tenue de l’être[1]. Est notamment assujetti à l’obligation d’immatriculation[2] :
La personne physique qui exploite une entreprise individuelle au Québec, sous un nom ne comprenant pas son nom de famille et son prénom;
La société en nom collectif ou la société en commandite, qui est constituée au Québec;
La personne morale de droit privé qui est constituée au Québec, qu’elle soit constituée sous le régime provincial ou fédéral;
Qu’est-ce un « bénéficiaire ultime »?
L’une des principales modifications apportées à la Loi sur la publicité légale des entreprises par la Loi visant principalement à améliorer la transparence des entreprises est l’introduction de la notion de « bénéficiaire ultime ».
Ainsi, toute entreprise assujettie devra rendre public des informations concernant ces bénéficiaires ultimes, dont leur nom, domicile et date de naissance (cette dernière information n’étant toutefois pas publique).
Plusieurs cas de figure du bénéficiaire ultime sont prévus par la nouvelle mouture de la Loi sur la publicité légale des entreprises.
Dans le cadre d’une société en nom collectif, d’une société en commandite ou d’une société par actions, il s’agit notamment d’une personne physique qui :
a) est détentrice, même indirectement, de 25% ou plus des droits de vote au sein de l’entreprise;
b) est détentrice, même indirectement, de 25% ou plus de la juste valeur marchande de l’entreprise;
c) exerce un « contrôle de fait » sur l’entreprise.
Dans le cas d’une entreprise individuelle, la personne physique qui l’exploite est présumée en être le seul bénéficiaire ultime, à moins qu’elle n’en déclare le contraire au registre des entreprises.
Notons que l’Assemblée nationale a délégué au gouvernement le pouvoir d’adopter des règlements lui permettant de désigner d’autres définitions du bénéficiaire ultime. Comme l’adoption et la modification de règlements sont soumises à un processus plus souple que celui des lois, l’entrepreneur diligent et ses professionnels auront intérêt à garder l’œil ouvert sur l’évolution de la notion de bénéficiaire ultime.
En outre, les administrateurs actifs de l’entreprise assujettie devront fournir une copie d’une pièce d’identité gouvernementale au Registraire des entreprises du Québec.
Qu’est-ce qu’un « contrôle de fait »?
Parmi les cas de figure du bénéficiaire ultime, la loi prévoit le cas de la personne qui exerce un contrôle de fait sur l’entreprise. Cette notion tire son origine des articles 21.25 et 21.25.1 la Loi sur les impôts[3].
Une personne a un contrôle de fait sur une entreprise lorsqu’elle « est en mesure d’influencer de manière importante les décisions d’une entreprise[4] », directement ou indirectement (par personne ou entité interposée).
Vu la généralité de cette définition, la notion de contrôle de fait est susceptible de couvrir des situations qui ne peuvent être exhaustivement définies. Le lecteur attentif aura déduit qu’il s’agit d’une catégorie résiduaire : elle permet la qualification de bénéficiaire ultime à une personne qui n’est pas visée par les deux premières catégories.
Le professionnel qui procède à l’immatriculation de votre société prendra en compte un ensemble de facteurs pertinents, afin de déterminer lesquelles des personnes pouvant se qualifier de bénéficiaires ultimes le sont effectivement. Toutefois, gardons à l’esprit que l’on vise notamment les cas où l’assujetti est sous le contrôle véritable d’un membre de la famille, d’un employé de longue date, d’un client ou d’un créancier d’une personne autrement dirigeante, administratrice ou actionnaire de celle-ci[5].
Comment ces nouvelles obligations seront-elles sanctionnées?
Le fait par un assujetti de produire une déclaration qu’il sait fausse, incomplète ou trompeuse constitue une infraction passible d’une amende d’au moins 500 $ et d’au plus 5 000 $, s’il s’agit d’une personne physique, et d’une amende d’au moins 1 000 $ et d’au plus 10 000 $ dans les autres cas[6]. Les montants des amendes prévus par la Loi sur la publicité légale des entreprises sont portés au double en cas de récidive[7].
Conclusion
L’information nouvellement disponible sur le registre des entreprises pourra être consultée par toute personne, incluant tout organisme de l’appareil administratif qui encadre le domaine de la construction au Québec (p. ex. : la Régie du bâtiment du Québec et l’administrateur du plan de garantie des bâtiments résidentiels neufs)
L’entrepreneur et ses professionnels auront intérêt à rester à l’affût de potentielles modifications des lois et règlements qui encadrent ces organismes, sachant que les exigences qu’elles posent sont susceptibles de s’arrimer avec les changements à la Loi sur la publicité légale des entreprises.
Que l’on pense aux conditions de délivrance d’une licence contrôlées par la Régie du bâtiment, telles que prévues à la Loi sur le bâtiment, lesquelles ont notamment pour objet d’empêcher le recours à des prête-nom; ou encore aux critères de solvabilité examinés par l’administrateur du plan de garantie des bâtiments résidentiels neufs, aux termes du règlement du même nom.
Pour obtenir une information et des conseils de pointe concernant l’évolution de l’encadrement législatif et réglementaire en matière de transparence des entreprises, n’hésitez pas à faire appel au département corporatif de notre équipe.
[1] Loi sur la publicité légale des entreprises, RLRQ, c P-44.1, article 0.2.
[2] Loi sur la publicité légale des entreprises, RLRQ, c P-44.1, article 21.
[3] Loi sur la publicité légale des entreprises, RLRQ, c P-44.1, article 0.4., alinéa 5.
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