Appel d’offres : Et si votre soumission n’arrivait pas au bon endroit ?

Vous arrive-t-il de répondre à des appels d’offres publics ou privés en déposant une soumission auprès du donneur d’ouvrage?  Dans ce cas, vous auriez intérêt à vérifier si elle s’est bien rendue à l’endroit exact prévu au document d’appel d’offres.  En effet, et si votre soumission n’arrivait pas au bon endroit?

Une décision rendue l’an dernier par la Cour supérieure nous amène à vous suggérer fortement de vous assurer que votre soumission a bien été reçue à l’endroit spécifique désigné dans les documents d’appel d’offres avant la date et l’heure limites pour le dépôt des soumissions.  Ainsi, non seulement il est important de s’assurer que votre soumission a bel et bien été reçue à l’adresse du destinataire mais encore faut-il vous assurer qu’elle s’est rendue au local spécifique prévu aux documents d’appel d’offres.

En effet, dans le cadre d’un processus d’appel d’offres, un entrepreneur transmettait au Ministère des Transports du Québec une soumission par l’entremise du service de courrier Dicom.  Comme il arrive fréquemment, le Ministère a une entente avec Dicom à l’effet que tout le courrier livré par cette entreprise peut être laissé à un comptoir unique qui, par la suite, voit à acheminer les enveloppes au bon destinataire.  Malheureusement, il appert que l’enveloppe reçue par le Ministère à la bonne date n’a pas été transmise en temps utile à la personne chargée de compiler les soumissions et de procéder à leur ouverture.  C’est ainsi qu’à la date et à l’heure prévues pour l’ouverture des soumissions, la soumission de l’entrepreneur n’a pu être ouverte.

La Cour conclut qu’en vertu du principe de l’égalité des soumissionnaires, le traitement et l’évaluation des soumissions, de même que l’adjudication du contrat doivent se faire de façon équitable et raisonnable en utilisant des critères et pratiques uniformes appliqués à tous les soumissionnaires.  La Cour rappelle qu’une irrégularité dans une soumission ou lors de son dépôt doit porter sur des éléments accessoires et secondaires facilement remédiables pour que soit écarté le formalisme qui doit prévaloir.  En l’instance, la Cour considère que le Ministère a engagé sa responsabilité en permettant à un employé d’accepter une enveloppe qui ne lui était pas destinée mais du même coup considère que l’erreur administrative ne peut avoir pour effet de permettre l’ouverture subséquente de la soumission qui n’avait pas été déposée au bon endroit.  Compte tenu que les documents d’appel d’offres prévoyaient clairement que les soumissions devaient être reçues à un local spécifique avant la date de clôture et étant donné que la soumission de l’entrepreneur n’a pas été reçue à l’endroit prévu avant l’heure de clôture, le Ministère ne pouvait la considérer, et ce, même si le défaut résultait de la propre négligence de ses employés.

Conséquemment, au moment où vous déposez vos soumissions, vous aurez tout avantage à vous assurer, si vous ne les transmettez pas de main à main, qu’elles ont bien été reçues non seulement à l’adresse du destinataire mais par le destinataire lui-même ou au local précis indiqué aux documents d’appel d’offres.

Référence Les Entreprises Jacques Dufour Inc c. La Procureure Générale du Québec, 2010 QCCS 2506.

À lire, prochain Partenaires:

La résolution de la vente d’un immeuble et le principe de la stabilité des transactions immobilières.

Par GIlles Doyon

Pensée de la semaine:

« On peut allumer des dizaines de bougies à partir d’une seule sans en abréger la vie. On ne diminue pas le bonheur en le partageant. »

[Inconnu]