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Première assemblée des syndicats de copropriétaires : On démystifie l'avis de convocation !

29 juin 2011 | Vol. 6 No. 62
par: L'équipe

Tout projet de construction visant la réalisation d’un immeuble détenu en copropriété divise implique, pour le promoteur responsable du projet, la création d’un syndicat de copropriété ayant pour mandat de représenter l’ensemble des copropriétaires.

À cet égard, le promoteur étant pratiquement toujours le seul et unique propriétaire au moment de la publication de la déclaration de copropriété, laquelle officialise la naissance du syndicat, celui-ci se retrouve également à porter le chapeau d’administrateur du syndicat. Or, le syndicat a comme principal mandat d’assurer la gestion et la conservation de l’immeuble, particulièrement quant aux parties communes de celui-ci. Par conséquent le promoteur ne peut en demeurer indéfiniment responsable et doit en transférer le contrôle aux nouveaux copropriétaires le temps venu.

Convocation d’une première assemblée du syndicat des copropriétaires par le promoteur : voici un résumé de la façon de procéder :

L'avis de convocation : Quand l’adresser ?

Le promoteur doit, dans les 90 jours suivant le moment où il ne détient plus la majorité des voix à l’assemblée des copropriétaires (donc lorsque celui-ci n’est plus propriétaire d’au moins 50% des unités en terme de voix), convoquer l’ensemble des copropriétaires à une première assemblée afin de procéder au transfert du contrôle du syndicat, et donc, à l’élection d’un nouveau conseil d’administration à l’intérieur de ses membres ;


L'avis de convocation : Comment le rédiger ?

Le promoteur doit envoyer un avis de convocation afin d’aviser les copropriétaires de la date, de l’heure et du lieu de l’assemblée, en plus d’indiquer le nom de la personne qui la présidera.  Cet avis doit être envoyé par un mode de transmission permettant de confirmer la réception des envois.

L'avis de convocation : Que doit-on y inclure ?

L’avis doit être accompagné de l’ordre du jour prévu, ainsi que d’un bilan indiquant l’ensemble des frais engendrés par le syndicat sous l’administration provisoire du promoteur. Le promoteur est dans l’obligation de rendre compte de son administration lors de l’assemblée (états financiers le cas échéant) ; ce bilan doit donc détailler les frais dus par chaque propriétaire au promoteur ou au syndicat le cas échéant. Ces frais doivent être ventilés en fonction de la valeur relative établie pour chacune des unités de copropriété et calculés selon les dates de vente de celles-ci.

Tenue de l’assemblée et élection de son président

Lors de l’assemblée, le représentant du promoteur doit informer les copropriétaires des éléments importants contenus à la déclaration de copropriété, rendre compte de son administration provisoire, présenter un budget prévisionnel pour la gestion de l’immeuble, (lequel est majoritairement soumis à titre indicatif et sans engagement pour le nouveau conseil) et procéder à la nomination du nouveau conseil d’administration en leur expliquant les tâches à effectuer à court et moyen terme.

Le promoteur n’a pas l’obligation de présider cette assemblée puisque celle-ci a pour but de procéder au transfert de contrôle. Ce dernier aura tout intérêt à confier la présidence à un professionnel chevronné dans ce domaine qui présidera ladite assemblée selon les règles, en plus de répondre aux questions des copropriétaires relativement à l’administration et à la gestion de leur syndicat.

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Pensée de la semaine: 

Selon son étymologie latine, le terme « travailler » vient du mot romain tripaliare qui signifiait « torturer ».


[Inconnu]